Haga su empresa más productiva en un solo paso: La utilidad de un software ERP ¿Qué es? ¿Cómo funciona?

En los tiempos que corren los niveles de productividad son una de las múltiples preocupaciones de una empresa, usualmente la gestión de operaciones en simultáneo se puede convertir en un caos generando fallas, reprocesos y una disminución en la calidad de sus productos. Una forma viable de evitar todos estos riesgos la puede encontrar en un software ERP, pero ¿Qué es? Comencemos por sus siglas, como su terminología en inglés lo sugiere (Enterprise Resource Planning) se trata de un sistema de planificación de recursos empresariales.

Este sistema computarizado es capaz de gestionar o automatizar todos los procesos internos de una empresa, desde la producción y distribución hasta los recursos humanos y seguimiento de la operación de una cadena de logística. De acuerdo con una encuesta realizada por  Consulting, 40% de las empresas que adoptan esta tecnología ven incrementos en su productividad.

Ahora bien ¿Cómo funciona? Como cualquier software, este sistema se basa en una plataforma de programación, pero realiza una gestión conjunta con las bases de datos correspondientes de cada departamento o módulo que se quiera integrar.

Ventajas de los Software ERP

La mejora de los procesos radica en la prevención y la acción sobre aquellos problemas que van surgiendo al interior de la empresa. Este tipo de software le ofrecen una perspectiva general y en tiempo real de lo que sucede en cada área, de esta manera usted podrá tomar decisiones en el momento oportuno, estará listo ante cualquier cambio inoportuno mejorando así la productividad en general, con lo anterior podemos afirmar que estas son las ventajas que ofrece la inversión en este software:

  • Control de operaciones: La automatización en el control que se ejerce sobre diversas áreas de la empresa le permitirá priorizar las tareas y optimizar sus operaciones.
  • Comunicación interna: Al recabar información sobre las actividades de las diversas áreas tendrá a su disposición la herramienta correcta para fomentar la colaboración, la comunicación interna y mejorar la productividad en general.
  • Bases de datos unificadas
    • Reduzca los errores centralizando la información, evitando los reprocesos por cuestiones ajenas a su control y a la disponibilidad de la información.
    • Reducción de costos
    • Al evitar los errores y mejorar la toma de decisiones, el conocimiento sobre todas las áreas dará como resultado una rentabilidad mayor y una reducción en los costos.

Desventajas de este software

Usualmente la desventaja que muchos empresarios ven en el uso de este tipo de software radica en los costes del mismo, esto se debe a que en si, el software elegido debe tener unos ajustes de personalización que se acerquen mucho más a las necesidades de la empresa, a estos costos se le suman algunos otros y son los relacionados con el hardware, si su empresa tiene unos equipos obsoletos el software no se podrá desempeñar de manera óptima y adicional a esto habrá un retraso en la operaciones mientras se actualiza todo el hardware, se recomienda paciencia a la hora de implementar este sistema de gestión, pues con la mejora en productividad podría recuperar en poco tiempo el costo asumido.

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Tipos de software ERP

A la hora de elegir un software ERP se le recomienda la auditoría de un profesional como Cercal Group ya que es necesario que identifique cuales son las necesidades que tiene y cómo este tipo de software puede ayudar a afrontarlas.

  • ERP HORIZONTAL. Con este software se garantiza cubrir los procesos más comunes al interior de cada empresa, se verá reflejado en una gestión más sencilla de la información requerida, también tiene como ventaja la posibilidad de una rápida implementación y puesta en marcha, a nivel de desventajas a este software se le dificulta reflejar procesos específicos y la configuración en concreto de estos procesos puede generar sobrecostos.
  • ERP VERTICAL. La implementación de este software garantiza un control mucho más preciso sobre un área en específico y dejando como resultado una valiosa información sobre cada área en la que sea aplicado, cabe resaltar que es uno de los más utilizados por las empresas, en cuestión de desventajas es un software que tiene un costo más elevado y un mantenimiento constante.
  • ERP ESTÁNDAR. Este software es perfecto para una empresa que no tiene grandes complicaciones o particularidades en la gestión de sus áreas, lo cual ofrece un margen de mejora tecnológica a futuro y un desarrollo del software, para que este software funcione de la forma más óptima se recomienda que vaya siendo adaptado con la tecnología y los avances del momento, ya que si no se actualiza la rigidez de este sistema puede generar nuevos costos y ralentizar el proceso productivo.
  • ERP PERSONALIZADO. Esta es sin duda alguna la mejor opción para su empresa un software completamente adaptado a sus necesidades, generando una eficiencia operativa inmediata además de permitir la mejora continua pues si en su concepción se tiene la idea de que este se pueda adaptar a los múltiples cambios que vive la empresa, la desventaja de este sistema radica en los costos que representan para la empresa tanto desde su implementación como desde la gestión para mantenerlo vigente, no se recomienda acudir a proveedores pequeños que no garanticen la vida útil de este software.

No pierda su inversión, valide su software

Como mencionamos anteriormente, la productividad no solo se alcanza con la compra e implementación de este software de gestión si no también con su mantenimiento esto se da a través de una validación de software.

La validación de cualquier sistema informático permite asegurar que tanto la infraestructura de la organización como los procesos de gestión y control cumplen ampliamente con los requerimientos mínimos de calidad establecidos por las entidades reguladoras de cada región y a nivel internacional.

Soluciones Cercal para su software

En Cercal Group llevamos más 12 años trabajando por las buenas prácticas de manufactura automatizada (GAMP5) 

Esa es una de las muchas soluciones que Cercal puede ofrecer, en este caso no recomendamos dejar de lado la revisión, auditoría y validación de de su sistema computarizado, sea el que sea, en el caso del software ERP es uno de categoría 4 según las GAMP y es clasificado como un producto configurable. Software COTS (Commercial-Off-the-shelf),  proveen interfaces estándar y funciones que permiten la configuración del sistema según los requerimientos del usuario,incluye a los módulos predefinidos de software y a los módulos que pueden ser modificados posteriormente. P.E.: LIMS (Laboratory Information Management Systems), Sistemas de datos de cromatografía, software utilizados en la Manufactura / Empaque de productos, ERP, WMS, HVAC) 

A modo de introducción Cercal te hace parte del proceso con una pequeña explicación, estos requisitos son fundamentales para el proceso de desarrollo:

Requisitos para la validación de software

  • Conocimiento del Proceso y su impacto en la calidad del producto, la salud de la población, la documentación
  • Planificación: Validation Master Plan
  • Rol del proveedor
  • Calificación: qué necesitamos verificar?
  • Accesos, fallas/mensajes de error, alarmas, documentos, Audit trail, back up, cálculos críticos, carga de datos y/o transferencia por cambio de sistemas/actualización de versión, rol del control de cambio en las intervenciones propias y/o del proveedor

Si usted requiere asistencia de un experto en el área no dude en contactarnos, siempre tendremos un asesor disponible para ofrecerle una solución, estamos presentes en todos los frentes que tiene relación con la industria regulada, pero nos interesa que la capacidad tecnológica alcance un nivel mucho más alto mediante profesionales certificados.

 

Aprenda todo lo que necesita saber sobre Auditorías de validaciones de software ERP en nuestro próximo Webinar, más información aquí

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